Dobrzy menedżerowie wiedzą, że ich rola to coś więcej niż przyzwoite pieniądze i imponujący tytuł zawodowy. Zawsze chętni do nauki i doskonalenia określonego zestawu umiejętności miękkich, które pozwalają im zwiększać produktywność, zachęcać pracowników do bycia lepszą wersją siebie a także kreować i utrzymywać pozytywną kulturę pracy. W tym artykule przyjrzymy się dziesięciu podstawowym umiejętnościom miękkim, które posiadają wszyscy znakomici menedżerowie.
1) Komunikacja
Komunikacja jest umiejętnością bardzo poszukiwaną w miejscu pracy, ale jest także umiejętnością przydatną w życiu. Umiejętność dzielenia się przemyśleniami i pomysłami z pracownikami oraz słuchanie opinii jest niezbędna, aby zostać wybitnym menedżerem. Krótko mówiąc, silni komunikatorzy czynią lepszych menedżerów.
Z drugiej strony menedżerowie, którzy nie nauczyli się kluczowej umiejętności miękkiej komunikacji, ryzykują wyobcowaniem swoich pracowników, a nawet mogą sprawić, że poczują się niedoceniani.
2) Empatia
Badania pokazują, że empatia jest najważniejszą umiejętnością przywódczą. Empatyczny menedżer nawiązuje autentyczne relacje z innymi, zapewnia wsparcie, rozumie ich potrzeby, buduje zaufanie i tworzy długotrwałe relacje.
Okazywanie empatii pracownikom wymaga aktywnego słuchania wszelkich problemów i pomysłów, jakie mają. Ale empatia nie polega tylko na słuchaniu słów. Chodzi także o obserwację mowy ciała, gdyż 93% komunikacji ma charakter niewerbalny.
Empatyczni menedżerowie potrafią odczytać sytuację i sprawdzić, czy członek ich zespołu jest zmartwiony, zestresowany lub zdenerwowany. Mogą także skuteczniej rozwiązywać konflikty, słuchając argumentów obu stron i stawiając się na miejscu swoich pracowników.
3) Zaufanie
Skuteczni przywódcy zazwyczaj wykazują pewien poziom pewności siebie. Osoby pewne siebie rozpoznają i wykorzystują swoje mocne strony, chwalą i nagradzają pracowników, zachowują kontrolę w stresujących okresach oraz okazują sobie i swoim pracownikom współczucie.
Zamiast skupiać się na tym, co idzie nie tak, pewni menedżerowie patrzą na dobre strony, wyznaczają osiągalne cele oraz rozumieją i akceptują, że w biznesie dzieje się źle. Cechy te inspirują pracowników do bycia najlepszymi w miejscu pracy i kierują firmę we właściwym kierunku.
4) Umiejętności motywacyjne
Menedżer o silnych umiejętnościach motywacyjnych inspiruje pracowników do włożenia dodatkowego wysiłku, utrzymania koncentracji oraz osiągnięcia lub przekroczenia celów i założeń firmy. Bycie silnym motywatorem obejmuje wyznaczanie jasnych celów, skuteczne wyznaczanie zadań i pozytywne komunikowanie oczekiwań, aby pracownicy czuli się pełni energii i doceniani.
Jednak utrzymywanie motywacji personelu wykracza poza przemówienia poprawiające nastrój. Chodzi o nagradzanie ich za wysiłki i pracę, okazywanie uznania i wdzięczności poprzez sesje przekazywania informacji zwrotnych, zwracanie uwagi na wszelkie problemy lub wątpliwości, a nawet zapewnianie pracownikom mentoringu w trudnych chwilach.
5) Umiejętności rozwiązywania konfliktów
Konflikty między pracownikami mogą wybuchnąć zarówno w dużych, jak i małych organizacjach, a Twoim zadaniem jako menedżera jest radzenie sobie z nimi, wykazując się empatią, aktywnym słuchaniem i umiejętnościami mediacji.
Umiejętności rozwiązywania konfliktów to połączenie wielu umiejętności miękkich, takich jak umiejętności komunikacyjne, umiejętności rozwiązywania problemów, pewność siebie i umiejętności motywacyjne. Menedżer posiadający te umiejętności może złagodzić napięcia między skłóconymi współpracownikami, okazując cierpliwość, szacunek, zrozumienie, a jeśli to konieczne, nawet odrobinę dobrego humoru.
6) Możliwość adaptacji
Elastyczność i umiejętność dostosowania się do każdych okoliczności to dwie z najbardziej poszukiwanych umiejętności miękkich menedżerów, ponieważ technologia w miejscu pracy i samo miejsce pracy wydaje się zmieniać bardziej niż kiedykolwiek.
Umiejętność dostosowywania się do zmian ułatwia radzenie sobie z wyzwaniami w pracy, znajdowanie kreatywnych rozwiązań, zmniejszanie stresu, jaki zmiany mogą powodować wśród współpracowników i szybkie poznawanie nowych procedur i technologii.
7) Umiejętności zarządzania czasem
Umiejętności zarządzania czasem są kluczowe dla wszystkich menedżerów, ponieważ muszą dobrze oszacować, ile czasu zajmą określone zadania, i prawidłowo delegować pracę.
Pracownicy znacznie chętniej szanują menedżera, który ma wszystko pod kontrolą, niż menedżera, który zawsze sprawia wrażenie pośpiesznego, zestresowanego i zdystansowanego.
Umiejętności zarządzania czasem można podzielić na mniejsze umiejętności miękkie, takie jak delegowanie zadań, o których menedżerowie wiedzą, że nie mieszczą się w ich kalendarzu, organizowanie dni w oparciu o obciążenie pracą i unikanie czynników rozpraszających. Jeśli z natury nie jesteś dobry w zarządzaniu czasem, możesz skorzystać z oprogramowania do zarządzania czasem, prowadzić harmonogram i ustalać godziny dnia, w których jesteś najbardziej zorganizowany. Pamiętaj, że kilka niepowodzeń jest rzeczą normalną, więc zachowaj spokój, gdy sprawy nie idą zgodnie z planem.
8) Dbałość o szczegóły
Firmy cenią menedżerów, którzy zwracają uwagę na szczegóły, ponieważ mogą pomóc swojemu zespołowi w tworzeniu bezbłędnej pracy, gotowej do wysłania do klientów.
Dbałość o szczegóły obejmuje organizację, pracowitość, umiejętność zarządzania czasem i cierpliwość w przeglądaniu zadań, niezależnie od ich wielkości. Jednak zwracanie uwagi na szczegóły nie oznacza skupiania się wyłącznie na drobiazgach. Wymaga spojrzenia z szerszej perspektywy i odpowiedniego poradzenia sobie z sytuacją, gdy sprawy nie idą zgodnie z planem.
Na przykład, jeśli ciągle znajdujesz błędy w pracy pracownika, wykorzystaj swoje umiejętności komunikacji i empatii, aby dotrzeć do sedna tego, co się dzieje. Być może pracownik potrzebuje więcej szkoleń na ten temat i czuje się zbyt zawstydzony lub boi się poprosić o pomoc. Bądź przystępnym menadżerem i rozważ różnice między starannością a mikrozarządzaniem.
9) Krytyczne myślenie
Krytyczne myślenie to umiejętność miękka, która pozwala menedżerom zrozumieć złożoność projektów, a pracownikom osiągnąć najlepsze rezultaty. Wymaga logicznego rozumowania, otwartości umysłu i, podobnie jak umiejętności empatii, umiejętności patrzenia na rzeczy z kilku różnych punktów widzenia.
Menedżerowie potrzebują krytycznego myślenia i umiejętności miękkich, aby przewidywać, jak pracownicy i zadania wpłyną na firmę jako całość, podejmować złożone decyzje z pewnością, oceniać informacje bez uprzedzeń i podejmować decyzje w oparciu o fakty, a nie emocje.
10) Automotywacja
Pracownicy mają ten luksus, że szukają u Ciebie motywacji, ale Ty nie masz nikogo innego, kto mógłby Cię zmotywować oprócz siebie samego. Jako menedżer musisz zajrzeć głęboko w siebie i określić, co motywuje Cię w miejscu pracy.
Możesz mieć wewnętrzną motywację i czuć inspirację poprzez uczenie się nowych umiejętności, ulepszanie przepływów pracy lub doskonalenie istniejących umiejętności. Lub Twoja motywacja może być napędzana wynikami. Ten rodzaj motywacji wynika z poczucia satysfakcji, gdy Ty i Twoi pracownicy wykonacie zadanie na wysokim poziomie i będziecie mogli wysłać swoim klientom najlepsze prace.
Najważniejsze
Bycie doskonałym menedżerem wymaga szeregu umiejętności miękkich, takich jak empatia, komunikacja, umiejętności motywacyjne i wiele innych. Jeśli czujesz, że brakuje Ci kilku z tych umiejętności, nie stresuj się. W końcu menedżerowie są tylko ludźmi.